Wysyłasz klientowi PDF-a z fakturą? Sprawdź, czy nie zapłacisz VAT-u dwa razy.

Wysyłasz klientowi PDF-a z fakturą? Sprawdź, czy nie zapłacisz VAT-u dwa razy.

Wydaje się, że to tylko kosmetyka, dorzucasz na wizualizacji PDF logo, dane handlowca, jakąś notatkę albo zmieniasz układ pól w stosunku do tego, co poszło do KSeF. W końcu „prawdziwa” faktura siedzi już w systemie i ma swój numer, prawda?

Niezupełnie. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej właśnie pokazał, że taka rozbieżność może drogo kosztować.

O co chodzi w sprawie
Spółka zapytała fiskusa o dość typowy scenariusz: wystawia w KSeF fakturę ustrukturyzowaną ze wszystkimi danymi wymaganymi przez ustawę o VAT, dostaje UPO z numerem KSeF, a następnie tworzy z tych danych wizualizację PDF i wysyła ją kontrahentowi. Problem w tym, że PDF nie odzwierciedla 1:1 tego, co poszło do systemu – różni się od pliku XML.

Pytanie brzmiało: czy taka wizualizacja może zostać potraktowana jako odrębna faktura i to faktura pusta?

Odpowiedź fiskusa: tak, może
I tu pojawia się ryzyko z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli słynnej „pustej faktury”. Przepis ten działa bezlitośnie: kto wystawi dokument z wykazanym podatkiem, ten musi go zapłacić, nawet jeśli za nim nie stoi żadna realna transakcja albo gdy ta sama sprzedaż jest udokumentowana drugi raz.

Logika urzędu jest prosta. Jeżeli PDF zawiera komplet danych wymaganych dla faktury, ale jednocześnie różni się od dokumentu w KSeF, to nie jest już „kolejnym egzemplarzem” tej samej faktury, to nowy, samodzielny dokument księgowy. A skoro tak, oznacza to podwójne udokumentowanie tej samej sprzedaży i obowiązek zapłaty VAT-u wynikającego z drugiego dokumentu.

Co odróżnia bezpieczną wizualizację od „pustej faktury”
Z dotychczasowej linii interpretacyjnej (m.in. wcześniejszych pism dyrektora KIS) wynika, że PDF jest tylko bezpieczną wizualizacją wtedy, gdy:
– faktura ma już nadany numer KSeF (wizualizacji nie można generować „na zapas”, przed walidacją),
– zawiera kod QR z numerem KSeF, umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie,
– treść PDF-a jest w pełni spójna z plikiem XML – żadnych sprzeczności, żadnych dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji, które mogłyby wprowadzić nabywcę w błąd.

Można dorzucić elementy „pozapodatkowe”, logo, dane kontaktowe handlowca, numer telefonu, adres strony, ale nie wolno ruszać tego, co dotyczy samej transakcji.

KSeF miał uprościć życie, ale paradoksalnie podniósł poprzeczkę dla precyzji. Wizualizacja PDF nie jest fakturą, dopóki nie zacznie się od niej różnić. Wtedy fiskus może uznać, że masz dwa dokumenty: jeden w systemie i jeden „od ręki”. A za ten drugi, VAT do zapłaty z art. 108.

Warto przejrzeć szablony wizualizacji w swoim systemie, zanim zrobi to za Ciebie urząd skarbowy.